Time Frame
Time Frame Contents
Jump to the timeline overview, general rule, or any week.
The Capstone calendar can vary significantly from one semester to another, depending on the circumstances and schedule of that semester. Therefore, instead of providing an official structure that everyone must follow, we will provide a recommended timeline.
This timeline will give you a general idea of when you should start working on each new section and help you keep track of your progress. It will also remind you when you are falling behind schedule, so you can catch up before things inevitably become a last-minute disaster.
الـ Capstone calendar ممكن يختلف جدًا من ترم للتاني، حسب ظروف وجدول الترم ده. عشان كده، بدل ما نديكم official structure لازم الكل يمشي عليها، هنقدّم لكم الجدول الزمني موصى بيه.
الـtimeline دي هتديكم فكرة عامة عن إمتى المفروض تبدأوا تشتغلوا على كل Section جديد، وتساعدكم تتابعوا الـ progress بتاعكم, كمان هتفكّركم لو بدأتوا تتأخروا عن الـschedule، عشان تلحقوا نفسكم قبل ما كل حاجة تتحول لكارثة مستحيل لمها قبل الأيفال باسبوع.
The amount of time available for Capstone can vary from semester to semester. To account for the possibility of having less time, I’m going to assume the worst-case scenario and build this timeline around a 12-week schedule.
This means that if your semester gives you more than 12 weeks, you’ll simply have extra time to work ahead, improve your project, or catch up if you fall behind. The goal is to make this timeline work even under a tight schedule, rather than assuming you’ll always have plenty of time.
وعشان نحسب حساب إن ممكن يكون قدامكم وقت أقل، أنا هفترض أسوأ سيناريو وهبني الـ timeline دي على أساس إن عندكم 12 أسبوع بس.
وده معناه إن لو الترم بتاعكم فيه أكتر من 12 أسبوع، يبقى عندكم وقت زيادة تشتغلوا فيه بدري، تحسّنوا المشروع، أو تلحقوا نفسكم لو اتأخرتوا. الهدف إن الـ timeline دي يشتغل حتى لو الوقت ضيق، بدل ما نفترض إن الدنيا هتكون فاضية ومثالية، لأننا كلنا عارفين إن ده مش بيحصل.
General Rule: Finish Tasks Completely
Before we begin breaking down the tasks that should be completed each week, there is one general rule you should follow throughout the entire Capstone: whenever you start a task, complete it fully instead of leaving parts of it for later.
A common mistake is to treat each task as something that can be “finished later.” This might seem faster at first, but it usually creates a huge amount of unnecessary work toward the end of the semester.
For example, some teams write their Portfolio tasks separately and then wait until the end of the semester to combine everything into one Portfolio. This is an awful mistake because they then have to spend a huge amount of time rebuilding, reorganizing, and formatting everything to make it consistent.
Instead, your team should maintain a shared Portfolio throughout the semester. Set up a consistent template and design from the beginning, and add each task to the Portfolio immediately after completing it. This way, the Portfolio is being built continuously rather than being assembled from scratch at the end.
Each team member can add their own task to the Portfolio once they have completed it. However, it is preferable for the Team Leader to handle this process for the entire team.
Having one person responsible for integrating the tasks has several advantages. The Team Leader can maintain consistent formatting and design, make sure the tasks follow the same structure, and revise the work before it becomes part of the final Portfolio.
However, keep in mind that collecting, organizing, formatting, and revising the Portfolio is a significant amount of work. If the Team Leader is responsible for managing the entire Portfolio, they should naturally be assigned fewer individual tasks than the other team members to compensate for this additional responsibility.
The goal is to distribute the workload fairly, not to give one person both the team's tasks and the job of assembling the entire Portfolio.
The same rule applies to citations. Some teams leave all of their citations until the end of the semester. Not only does this take significantly more time, but it can also lead to confusion, missing sources, and incorrect order of appearance.
Instead, whenever you write a task, complete its in-text citations at the same time. Then, once you add the task to the Portfolio, immediately add the corresponding sources to the Citations in APA 7 section in Chapter Four at the end of the Portfolio.
The same approach should be used for Figures and their numbering, the poster, the text poster, and anything else that students might be tempted to postpone.
The general idea is simple. Do not keep a growing pile of “I’ll do that later” tasks. They might look harmless throughout the semester, but by the end, they can turn into a massive workload that could have been avoided simply by finishing things properly the first time.
قاعدة عامة: خلّص الـ Tasks بالكامل
قبل ما نبدأ نقسم الـ tasks اللي المفروض تخلصوها كل أسبوع، فيه قاعدة عامة لازم تمشوا عليها طول فترة الـ Capstone لما تبدأوا أي task، خلّصوه علي اتم وجة بدل ما تأجلو أجزاء منه لبعدين.
غلط شائع جدًا إنكم تتعاملوا مع كل task على إنه حاجة ممكن تتعمل “بعدين.” ممكن ده يبان أسرع في البداية، لكن غالبًا بيعمل كمية شغل ضخمة وملهاش لازمة في آخر الترم.
مثلاً، فيه teams بتكتب كل Portfolio task لوحده، وبعدين تستنى لآخر الترم عشان تجمع كل الـ tasks في Portfolio واحد. ودي غلطة سيئة جدًا، لأنهم في الآخر بيضطروا يقضوا وقت ومجهود كبير في إنهم يعيدوا ترتيب وتنسيق وبناء الـ Portfolio كله عشان يخلوه consistent.
الصح إن الجروب يكون عنده shared Portfolio من بداية الترم. اعملوا template و design ثابتين من الأول، وكل ما تخلصوا task، ضيفوه للـPortfolio فورًا. كده الـ Portfolio بيتبني تدريجيًا طول الترم، بدل ما تلاقوا نفسكم في آخر الترم بتحاولوا تجمعوا كل حاجة من الصفر.
كل team member ممكن يضيف الـ task بتاعه للـ Portfolio بعد ما يخلصه. لكن الأفضل إن الـ Team Leader هو اللي يتولى العملية دي كلها للجروب.
وجود شخص واحد مسؤول عن تجميع الـ tasks له كذا ميزة. الـ Team Leader يقدر يحافظ على consistent formatting و design في الـ Portfolio كله، ويتأكد إن الـ tasks ماشية بنفس الـ structure ، وكمان يراجع الشغل.
لكن خدوا بالكم إن تجميع وتنظيم وتنسيق ومراجعة الـ Portfolio شغل كتير فعلاً. فلو الـ Team Leader هو المسؤول عن إدارة الـ Portfolio كله، المفروض طبيعيًا ياخد individual tasks أقل من باقي أعضاء الفريق عشان يعوض المجهود الإضافي ده.
الهدف إن الـ workload يتوزع بشكل عادل، مش إن شخص واحد يشيل الـ tasks بتاعته وفوقهم شغل تجميع ومراجعة الـ Portfolio كله.
نفس القاعدة تنطبق على الـ citations فيه teams بتسيب كل الـ citations لآخر الترم. وده مش بس بياخد وقت أكتر، لكنه كمان ممكن يعمل لخبطة، ومصادر ناقصة، ومشاكل في ترتيب الـ citations حسب ظهورها.
بدل كده، كل ما تكتبوا أي task، اعملوا الـ in-text citations بتاعتها في نفس الوقت. وبعد ما تضيفوا الـ task للـPortfolio، ضيفوا المصادر المرتبطة بيها فورًا في جزء Citations in APA 7 الموجود في Chapter Four في آخر الـPortfolio.
ونفس الفكرة تنطبق على الـ Figures وترقيمها، والـposter، والـtext poster، وأي حاجة تانية ممكن الطلبة يميلوا لتأجيلها.
الفكرة كلها ببساطة متراقموش كومة من الـ tasks اللي بتقولوا عليها “هعملها بعدين”. طول الترم ممكن تبان حاجات صغيرة ومش مستعجلة، لكن في الآخر ممكن تتحول إلى كمية شغل ضخمة كان ممكن تتجنبوا معظمها ببساطة عن طريق إنكم تخلصوا كل حاجة صح من أول مرة.
12-week timeline
During the first week, you should begin working on Chapter One of the Portfolio. Start by identifying the relevant Grand Challenges, researching Prior Solutions, and defining the Problem to be Solved. At the same time, begin brainstorming and exploring possible ideas for your own solution.
في أول أسبوع، المفروض تبدأوا تشتغلوا على Chapter One من الـ Portfolio ابدأوا بتحديد الـ Grand Challenges اللي ليها علاقة بالمشروع، والبحث في الـ Prior Solutions، وتحديد الـ Problem to be Solved وفي نفس الوقت، ابدأوا تفكروا وتدوروا على أفكار للحل بتاعكم.
By this point, you should continue working on Chapter One, but it is crucial that you have a clear and realistic suggested solution for your project. You should also begin preparing for your Panel Review.
في الوقت ده، المفروض تكونوا مكملين شغل على Chapter One عادي، لكن مهم جدًا إن يكون عندكم suggested solution واضح وواقعي للمشروع وكمان المفروض تبدأوا تجهزوا للـ Panel Review
By this point, the entirety of Chapter One should be complete, except for the Research section. You should also have your Panel Review approved.
If you have not finished Chapter One yet, or if you still have several mistakes that require reviewing, it is okay to continue editing it. However, you should not let Chapter One consume all of your time and delay the rest of your work. Try to find a balance between fixing what still needs to be fixed and moving forward with the next tasks.
في الوقت ده، المفروض تكونوا خلصتوا Chapter One بالكامل، ماعدا جزء الـResearch هيكون مكمل معاك عادي وكمان المفروض تكونوا أخدتوا approval للـ Panel Review
لو لسه مخلصتوش Chapter One ، أو عندكم أخطاء كتير محتاجة مراجعة, عادي تكملوا تعديل فيه. لكن متخلوش Chapter One ياخد كل وقتكم ويأخركم عن باقي الشغل ولا بدأ في chapter 2 حاولوا تلاقوا توازن بين إنكم تصلحوا الحاجات اللي لسه محتاجة تعديل وإنكم تبدأوا تتحركوا في الشغل اللي بعده.
By this point, you should be working on Chapter Two. You should also have acquired the materials needed by your group and started developing the prototype.
في الوقت ده، المفروض تكونوا بدأتوا تشتغلوا على Chapter Two وكمان المفروض تكونوا وفرتوا الـ materials اللي الجروب محتاجها، وبدأتوا تشتغلوا على بناء الـ prototype.
By this point, you should have completed at least the Selection of Design Requirements and Selection of Solution. You should also have made significant progress on your prototype and have already started building it.
في الوقت ده، المفروض تكونوا خلصتوا على الأقل Selection of Design Requirements و Selection of solution وكمان المفروض تكونوا بدأتوا فعلاً في بناء الـ prototype وحققتوا فيه progress كويس.
By this point, Chapter Two should be complete, and your prototype should be developed enough for you to have a solid idea of what the final build will look like.
Keep in mind that finishing the initial prototype does not mean you are finished with the building process. You will probably need to improve, modify, and rebuild parts of it several times. For this reason, try to get the prototype to a functional state as early as possible.
You should also begin working on Chapter Three and start developing the Materials and Methods section. Depending on how far you have progressed with the actual construction of the prototype, this section may not be ready to be fully written yet.
في الوقت ده، المفروض يكون Chapter Two خلص، والـ prototype وصل لمرحلة تديكم فكرة واضحة عن الشكل النهائي بتاعه.
وخدوا بالكم إن إنكم خلصتوا بناء الـ prototype الأولي مش معناه إنكم خلصتوا مرحلة البناء. غالبًا هتحتاجوا تحسنوا وتعدلوا وتعيدوا بناء أجزاء منه كذا مرة عشان كده، حاولوا توصلوا بالـ prototype لحالة شغالة او مقبولة بدري قدر الإمكان.
وكمان المفروض تبدأوا تشتغلوا على Chapter Three وتبدأوا تحضروا جزء الـ Materials and Methods وطبعًا، حسب الـprogress اللي وصلتوا له في بناء الـ prototype، ممكن يكون لسه بدري إنكم تكتبوا الجزء ده بالكامل.
You should continue developing and improving the prototype while working on the Materials and Methods and the Test Plan in Chapter Three.
لسه مسموح وطبيعي إنكم تكملوا شغل على الـ prototype وتحسنوه، وفي نفس الوقت تشتغلوا على الـ Materials and Methods والـ Test Plan في Chapter Three .
By this point, you should be conducting and documenting tests on your prototype and collecting actual results. These results should then be used to begin writing the Data Collection section.
You should also begin designing your poster during this week and aim to have the overall poster design completed by the end of the week.
في الوقت ده، المفروض تكونوا بدأتوا تعملوا و تصوروا الـ tests على الـ prototype وتجمعوا actual results والنتائج دي المفروض تستخدموها عشان تبدأوا كتابة جزء الـData Collection
وكمان المفروض تبدأوا تصميم الـ poster خلال الأسبوع ده، ويفضل تكونوا خلصتوا الـoverall design بتاعه قبل نهاية الأسبوع.
You should continue improving your prototype and conducting any remaining tests. At the same time, you should begin working on the Learning Outcomes in Chapter Four.
You should also start writing the Introduction for the poster, as well as the Materials and Methods and Test Plan sections.
لسه المفروض تكملوا تحسين الـprototype وتعملوا أي tests لسه متبقية. وفي نفس الوقت، ابدأوا شغل على الـ Learning Outcomes في Chapter Four وكمان المفروض تبدأوا كتابة الـ Introduction بتاعة الـ poster، بالإضافة إلى الـMaterials and Methods والـ Test Plan.
By this point, you should have concrete results, even if you are still making improvements to your prototype. These results should allow you to finalize the Data Collection section in Chapter Three and complete the Results section of the poster.
في الوقت ده، المفروض يكون عندكم نتايج ال tests، حتى لو لسه بتعملوا تحسينات على الـ prototype النتائج دي المفروض تسمح لكم تخلصوا بشكل نهائي جزء الـ Data Collection في Chapter Three، وكمان تخلصوا قسم الـ Results في الـposter.
During these final two weeks, you should complete the remaining work on your prototype and make the final touch-ups needed to prepare it for evaluation.
You should also write the Analysis and Discussion sections for Chapter Four of the Portfolio, as well as the Analysis section of the poster.
خلال الأسبوعين الأخيرين، المفروض تخلصوا باقي الشغل على الـ prototype وتعملوا آخر التعديلات والـ touch-ups المطلوبة عشان يبقى جاهز للـ evaluation.
وكمان المفروض تكتبوا الـAnalysis and Discussion في Chapter Four من الـPortfolio، بالإضافة إلى قسم الـ Analysis في الـposter.
During this final week, you should finish your poster and have it completely ready for submission. Your Portfolio should also be fully completed, reviewed, and polished.
Once these 12 weeks are over, you can shift your focus toward preparing for the Evaluation, running rehearsals, and completing your Exhibition presentation.
Technically, you can still make changes to your prototype until the actual evaluation day. However, any changes made at this stage should not affect your previously collected results.
While making changes this late is not recommended, it is still possible to make changes that affect your Materials and Methods, Test Plan, or other poster and Portfolio sections, as long as you properly document those changes. You can then include them in your Evaluation presentation and explain what was changed, what was done afterward, and why.
في الأسبوع الأخير، المفروض تخلصوا الـ poster وتكونوا جاهزين لتسليمه بشكل نهائي. والـ Portfolio كمان المفروض يكون خلص بالكامل، ومتراجع، ومتظبط.
وبعد ما تخلص الـ12 أسبوع، تقدروا تركزوا على التحضير للـ Evaluation، وعمل الـrehearsals، وإنهاء الـ Exhibition presentation.
بالمناسبة لسه ممكن تعملوا تعديلات على الـ prototype لحد يوم الـ Evaluation نفسه. لكن مهم جدًا إن أي تعديلات تعملوها في المرحلة دي ما تأثرش على النتائج اللي جمعتوها بالفعل.
ورغم إن التعديلات المتأخرة دي مش محاجة كويسة، ممكن برضك تتعدي, لو هتعملوا تغييرات تأثر على الـ Materials and Methods أو الـ Test Plan أو أي جزء متعلق بالـ poster أو الـPortfolio، بشرط إنكم توثقوا التغييرات دي بشكل صحيح. وقتها ضروري تضيفوها في الـ Evaluation presentation وتشرحوا إيه اللي اتغير، وإيه اللي اتعمل بعد كده، وليه.